Pódese pedir unha fotocopia do DNI ás persoas hóspedes?
A AEPD di que os aloxamentos non poden pedir nin conservar unha copia íntegra do DNI ou pasaporte. Descubre que datos si debes recoller e como verificalos.
Cando chega unha reserva, aínda é habitual pedir por WhatsApp ou correo electrónico unha foto do DNI. Parece unha forma rápida de preparar o rexistro de viaxeiros, pero a AEPD aclarou que un aloxamento non pode pedir nin conservar unha copia íntegra do DNI ou pasaporte só para cumprir esta obriga.
A clave é distinguir entre dúas accións: recoller os datos que esixe o Real decreto 933/2021 e gardar unha imaxe completa do documento. A primeira é obrigatoria; a segunda é excesiva para esa finalidade.
Este artigo resume os criterios oficiais dispoñibles o 3 de agosto de 2026 e non substitúe o asesoramento xurídico ou de protección de datos aplicable ao teu caso.
Resposta rápida
- Non pidas unha fotocopia, foto ou escaneo íntegro do DNI ou pasaporte para realizar o rexistro de hóspedes.
- Si debes recoller os datos concretos previstos no Real decreto 933/2021.
- Nun check-in presencial podes comprobar visualmente que os datos coinciden co documento mostrado.
- En liña, a AEPD propón alternativas como o certificado dixital, contrastar datos do medio de pagamento ou enviar códigos ao teléfono ou correo electrónico.
- Actúa con transparencia, limita os accesos e conserva só os datos e durante os prazos que correspondan.
Por que non se debe gardar unha copia completa?
A nota informativa da AEPD explica que o DNI contén información que o rexistro de hóspedes non necesita: fotografía, data de caducidade, CAN ou nomes dos proxenitores, entre outros datos. Tratala vulneraría o principio de minimización e aumentaría o risco de suplantación de identidade se a copia se perdese ou filtrase.
Ademais, unha fotografía enviada a distancia non demostra por si soa que quen a envía sexa a persoa titular, e o DNI tampouco inclúe todos os datos que esixe a normativa de hospedaxe. Polo tanto, acumular copias non resolve correctamente nin o rexistro nin a verificación de identidade.
Que datos si debes recoller?
O anexo I do Real decreto 933/2021 enumera os datos que deben facilitarse na actividade de hospedaxe. Para as persoas viaxeiras inclúe, segundo o tipo de actividade e operación:
- nome e apelidos;
- sexo;
- número, número de soporte e tipo de documento;
- nacionalidade e data de nacemento;
- lugar de residencia habitual;
- teléfono e correo electrónico;
- número de viaxeiros e relación de parentesco cando hai menores;
- datos da reserva, a estadía e o pagamento esixidos pola norma.
A base para tratar estes datos é o cumprimento dunha obriga legal. Iso non converte en necesaria unha copia íntegra do documento nin permite reutilizar os datos para publicidade sen unha base xurídica distinta.
Como comprobar a identidade sen conservar o DNI
Check-in presencial
Pide á persoa hóspede que complete ou confirme os datos e que mostre o documento. Compáraos visualmente e devólvello de inmediato. Non fai falta fotografalo nin anexalo á ficha.
Check-in en liña
Utiliza un formulario seguro para recoller só os campos obrigatorios e aplica un mecanismo proporcionado de autenticación. A AEPD sinala como exemplos:
- certificado dixital;
- contraste con datos asociados ao medio de pagamento;
- un código dun só uso enviado ao teléfono ou correo da persoa hóspede;
- comprobación presencial do documento á chegada, se o modelo de aloxamento o permite.
Non existe unha única solución válida para todos os negocios. O responsable do tratamento debe avaliar o procedemento, o risco e as medidas de seguridade.
Un fluxo práctico e respectuoso coa privacidade
- Informa antes de recoller datos. Explica quen é o responsable, por que se piden, a quen se comunican, canto tempo se conservan e como exercer dereitos.
- Pide só os campos necesarios. Evita formularios xenéricos con datos “por se acaso”.
- Verifica de forma proporcionada. Exhibición do documento en persoa ou un mecanismo en liña adecuado ao risco.
- Non conserves a imaxe completa. Se unha ferramenta le campos do documento, configúraa para que non almacene a fotografía orixinal cando non sexa necesaria.
- Limita os accesos. Só o persoal que o necesite debe ver os datos; utiliza contas individuais e trazabilidade.
- Comunica a SES.Hospedajes. Envía os datos polas canles e dentro dos prazos oficiais.
- Aplica os prazos de conservación. O RD 933/2021 esixe aos operadores profesionais conservar o rexistro informático durante tres anos; non confundas ese rexistro cun cartafol de fotocopias.
Erros habituais
“Se a persoa hóspede consente, xa podo gardala”
O consentimento non xustifica automaticamente un tratamento excesivo. Cando pides datos por unha obriga legal, debes limitarte ao necesario para cumprila.
“SES.Hospedajes pide unha imaxe do DNI”
Non. A plataforma recibe datos estruturados de viaxeiros, reservas e estadías. A norma non impón enviar unha fotografía ou un PDF do documento.
“Taparei algúns campos e conservarei a copia”
Ocultar datos pode ser útil cando unha copia sexa estritamente necesaria para outra finalidade lexítima, pero non transforma a copia nun requisito do rexistro de hóspedes. Esa outra finalidade debe xustificarse por separado.
“Unha plataforma xa verificou a persoa hóspede”
A verificación de Airbnb, Booking.com ou outro intermediario non substitúe, por si soa, as obrigas do titular do aloxamento nin acredita que che facilitase todos os campos esixidos.
Que pode facer unha persoa hóspede se lle piden a copia?
Pode preguntar pola finalidade e a base xurídica, propoñer facilitar só os datos obrigatorios e pedir unha alternativa de verificación. Se considera que o tratamento é inadecuado, pode exercer os seus dereitos ante o responsable e, se non recibe unha resposta satisfactoria, acudir á AEPD.
En resumo
Rexistrar hóspedes e protexer a súa privacidade non son obxectivos opostos. O proceso correcto consiste en recoller os datos esixidos, verificalos sen crear unha copia innecesaria e protexer o rexistro resultante. É máis seguro para a persoa viaxeira e reduce o risco legal e operativo do aloxamento.
Fontes oficiais
Un check-in máis sinxelo e respectuoso coa privacidade
Check-in Easy axúdache a recoller os datos necesarios das persoas hóspedes e automatizar a súa comunicación a SES.Hospedajes.
Dixitalizar o rexistro de viaxeiros