Ostatuek NANaren fotokopia eska diezaiekete gonbidatuei?

Erreserba bat iristen denean, ohikoa da oraindik NANaren argazkia WhatsApp edo posta elektroniko bidez eskatzea. Bidaiarien erregistroa prestatzeko modu azkarra dirudi, baina AEPDk argitu du ostatu batek ezin duela NANaren edo pasaportearen kopia osoa eskatu edo gorde betebehar hori betetzeko soilik.

Bi ekintza bereizi behar dira: 933/2021 Errege Dekretuak eskatutako datuak biltzea eta dokumentuaren irudi osoa gordetzea. Lehenengoa nahitaezkoa da; bigarrena gehiegizkoa da helburu horretarako.

Artikulu honek 2026ko abuztuaren 3an erabilgarri zeuden irizpide ofizialak laburbiltzen ditu, eta ez du zure kasuari dagokion aholkularitza juridikoa edo datu-babesekoa ordezten.

Erantzun laburra

• Ez eskatu NANaren edo pasaportearen fotokopia, argazki edo eskaneatze osoa gonbidatuen erregistrorako.
• Bildu 933/2021 Errege Dekretuak zehaztutako datuak.
• Aurrez aurreko check-inean, datuak erakutsitako dokumentuarekin begiz alderatu ditzakezu.
• Online, AEPDk ziurtagiri digitala, ordainketa-bideko datuak alderatzea edo telefonora zein posta elektronikora kodeak bidaltzea proposatzen du, besteak beste.
• Gardentasunez jokatu, sarbideak mugatu eta behar diren datuak dagokien epean bakarrik gorde.

Zergatik ez da kopia osoa gorde behar?

AEPDren informazio-oharrak azaltzen du NANak gonbidatuen erregistrorako beharrezkoa ez den informazioa duela: argazkia, iraungitze-data, CAN zenbakia edo gurasoen izenak, besteak beste. Informazio hori tratatzeak datuen minimizazio-printzipioa urratuko luke eta nortasun-lapurretaren arriskua handituko luke kopia galdu edo filtratuz gero.

Gainera, urrutitik bidalitako argazkiak ez du frogatzen bidaltzailea titularra denik, eta NANak ez ditu ostatuen araudiak eskatutako datu guztiak jasotzen. Hortaz, kopiak pilatzeak ez du erregistroa ezta nortasun-egiaztapena ere behar bezala konpontzen.

Zer datu bildu behar dituzu?

933/2021 Errege Dekretuaren I. eranskinak ostatu-jardueran eman beharreko datuak zerrendatzen ditu. Jarduera eta eragiketa motaren arabera, bidaiarien datuek honako hauek hartzen dituzte barne:

• izena eta abizenak;
• sexua;
• dokumentu-zenbakia, euskarri-zenbakia eta dokumentu mota;
• nazionalitatea eta jaioteguna;
• ohiko bizilekua;
• telefonoa eta posta elektronikoa;
• bidaiari kopurua eta ahaidetasuna adingabeak daudenean;
• arauak eskatutako erreserba-, egonaldi- eta ordainketa-datuak.

Datu horiek tratatzeko oinarria legezko betebehar bat betetzea da. Horrek ez du dokumentuaren kopia osoa beharrezko bihurtzen, eta ez du datuak publizitaterako berrerabiltzea ahalbidetzen beste oinarri juridikorik gabe.

Nortasuna NANa gorde gabe egiaztatzea

Aurrez aurreko check-ina

Eskatu gonbidatuari datuak bete edo berresteko eta dokumentua erakusteko. Alderatu begiz eta itzuli berehala. Ez da beharrezkoa argazkia ateratzea edo fitxari eranstea.

Online check-ina

Erabili nahitaezko eremuak bakarrik biltzen dituen inprimaki segurua, eta aplikatu autentifikazio-mekanismo proportzionatua. AEPDk honako adibide hauek aipatzen ditu:

• ziurtagiri digitala;
• ordainketa-bidearekin lotutako datuak alderatzea;
• gonbidatuaren telefonora edo posta elektronikora erabilera bakarreko kode bat bidaltzea;
• iristean dokumentua aurrez aurre egiaztatzea, ostatu-ereduak ahalbidetzen badu.

Ez dago negozio guztietarako irtenbide bakarra. Tratamenduaren arduradunak prozedura, arriskua eta segurtasun-neurriak ebaluatu behar ditu.

Pribatutasuna errespetatzen duen lan-fluxu praktikoa

1. Informatu datuak bildu aurretik. Azaldu nor den arduraduna, zergatik eskatzen diren, nori jakinarazten zaizkion, zenbat denboraz gordetzen diren eta eskubideak nola erabili.
2. Eskatu beharrezko eremuak bakarrik. Saihestu “badaezpada” datuak dituzten inprimaki orokorrak.
3. Egiaztatu modu proportzionatuan. Dokumentua aurrez aurre erakutsiz edo arriskurako egokia den online mekanismo baten bidez.
4. Ez gorde irudi osoa. Tresna batek dokumentuko eremuak irakurtzen baditu, konfiguratu jatorrizko argazkia ez gordetzeko beharrezkoa ez denean.
5. Mugatu sarbideak. Behar duen langileak bakarrik ikusi behar ditu datuak; erabili banakako kontuak eta trazabilitatea.
6. Jakinarazi SES.Hospedajes-era. Bidali datuak kanal ofizialetatik eta epe barruan.
7. Aplikatu kontserbazio-epeak. 933/2021 EDk operadore profesionalei erregistro informatikoa hiru urtez gordetzea eskatzen die; ez nahastu erregistro hori fotokopien karpeta batekin.

Ohiko akatsak

“Gonbidatuak baimena ematen badu, gorde dezaket”

Baimenak ez du automatikoki gehiegizko tratamendua justifikatzen. Datuak legezko betebehar batengatik eskatzen direnean, betetzeko beharrezkoa denera mugatu behar duzu.

“SES.Hospedajes-ek NANaren irudia eskatzen du”

Ez. Plataformak bidaiari, erreserba eta egonaldien datu egituratuak jasotzen ditu. Arauak ez du dokumentuaren argazki edo PDF bat bidaltzea eskatzen.

“Eremu batzuk estali eta kopia gordeko dut”

Datuak estaltzea erabilgarria izan daiteke kopia beste helburu legitimo baterako guztiz beharrezkoa denean, baina ez du kopia gonbidatuen erregistroko betekizun bihurtzen. Beste helburu hori bereizita justifikatu behar da.

“Plataforma batek dagoeneko egiaztatu du gonbidatua”

Airbnb, Booking.com edo beste bitartekari baten egiaztapenak ez ditu, berez, ostatuaren titularraren betebeharrak ordezten, eta ez du frogatzen nahitaezko eremu guztiak eman dizkizunik.

Zer egin dezake gonbidatuak kopia eskatzen badiote?

Helburua eta oinarri juridikoa galde ditzake, nahitaezko datuak soilik ematea proposatu eta beste egiaztapen-metodo bat eskatu. Tratamendua desegokia dela uste badu, arduradunaren aurrean bere eskubideak erabil ditzake eta, erantzuna egokia ez bada, AEPDra jo.

Laburbilduz

Gonbidatuak erregistratzea eta haien pribatutasuna babestea ez dira kontrako helburuak. Prozesu egokia da eskatutako datuak biltzea, alferrikako kopiarik sortu gabe egiaztatzea eta ondoriozko erregistroa babestea. Seguruagoa da bidaiariarentzat, eta ostatuaren arrisku juridiko eta operatiboa murrizten du.

Iturri ofizialak

• AEPDren oharra ostatuetako NAN eta pasaporteen kopiei buruz
• 933/2021 Errege Dekretua eta ostatu-datuen eranskina
• Barne Ministerioaren SES.Hospedajes informazioa
• AEPDren ohiko galderak NANaren kopia eskatzeari buruz