Es pot demanar una fotocòpia del DNI als hostes?
L’AEPD diu que els allotjaments no poden demanar ni conservar una còpia íntegra del DNI o passaport. Descobreix quines dades sí que has de recollir i com verificar-les.
Quan arriba una reserva, encara és habitual demanar per WhatsApp o correu electrònic una foto del DNI. Sembla una manera ràpida de preparar el registre de viatgers, però l’AEPD ha aclarit que un allotjament no pot demanar ni conservar una còpia íntegra del DNI o passaport només per complir aquesta obligació.
La clau és distingir entre dues accions: recollir les dades que exigeix el Reial decret 933/2021 i guardar una imatge completa del document. La primera és obligatòria; la segona és excessiva per a aquesta finalitat.
Aquest article resumeix els criteris oficials disponibles a 3 d’agost de 2026 i no substitueix l’assessorament jurídic o de protecció de dades aplicable al teu cas.
Resposta ràpida
- No demanis una fotocòpia, foto o escaneig íntegre del DNI o passaport per fer el registre d’hostes.
- Sí que has de recollir les dades concretes previstes al Reial decret 933/2021.
- En un check-in presencial, pots comprovar visualment que les dades coincideixen amb el document mostrat.
- En línia, l’AEPD proposa alternatives com el certificat digital, contrastar dades del mitjà de pagament o enviar codis al telèfon o correu electrònic.
- Sigues transparent, limita accessos i conserva només les dades i durant els terminis que pertoquen.
Per què no s’ha de guardar una còpia completa?
La nota informativa de l’AEPD explica que el DNI conté informació que el registre d’hostes no necessita: fotografia, data de caducitat, CAN o noms dels progenitors, entre altres dades. Tractar-la vulneraria el principi de minimització i augmentaria el risc de suplantació d’identitat si la còpia es perdés o es filtrés.
A més, una fotografia enviada a distància no demostra per si sola que qui l’envia sigui la persona titular, i el DNI tampoc inclou totes les dades que exigeix la normativa d’hospedatge. Per tant, acumular còpies no resol correctament ni el registre ni la verificació d’identitat.
Quines dades sí que has de recollir?
L’annex I del Reial decret 933/2021 enumera les dades que s’han de facilitar en l’activitat d’hospedatge. Per als viatgers inclou, segons el tipus d’activitat i operació:
- nom i cognoms;
- sexe;
- número, número de suport i tipus de document;
- nacionalitat i data de naixement;
- lloc de residència habitual;
- telèfon i correu electrònic;
- nombre de viatgers i relació de parentiu quan hi ha menors;
- dades de la reserva, l’estada i el pagament exigides per la norma.
La base per tractar aquestes dades és el compliment d’una obligació legal. Això no converteix en necessària una còpia íntegra del document ni permet reutilitzar les dades per a publicitat sense una base jurídica diferent.
Com comprovar la identitat sense conservar el DNI
Check-in presencial
Demana a l’hoste que ompli o confirme les dades i que mostre el document. Compara-les visualment i torna-li’l immediatament. No cal fotografiar-lo ni adjuntar-lo a la fitxa.
Check-in en línia
Utilitza un formulari segur per recollir només els camps obligatoris i aplica un mecanisme proporcionat d’autenticació. L’AEPD assenyala com a exemples:
- certificat digital;
- contrast amb dades associades al mitjà de pagament;
- un codi d’un sol ús enviat al telèfon o correu de l’hoste;
- comprovació presencial del document en arribar, si el model d’allotjament ho permet.
No hi ha una única solució vàlida per a tots els negocis. El responsable del tractament ha d’avaluar el procediment, el risc i les mesures de seguretat.
Un flux pràctic i respectuós amb la privacitat
- Informa abans de recollir dades. Explica qui és el responsable, per què es demanen, a qui es comuniquen, quant de temps es conserven i com exercir drets.
- Demana només els camps necessaris. Evita formularis genèrics amb dades “per si de cas”.
- Verifica de manera proporcionada. Mostra del document en persona o un mecanisme en línia adequat al risc.
- No conserves la imatge completa. Si una eina llegeix camps del document, configura-la perquè no emmagatzeme la fotografia original quan no siga necessària.
- Limita els accessos. Només el personal que ho necessite ha de veure les dades; utilitza comptes individuals i traçabilitat.
- Comunica a SES.Hospedajes. Envia les dades pels canals i dins dels terminis oficials.
- Aplica els terminis de conservació. El RD 933/2021 exigeix als operadors professionals conservar el registre informàtic durant tres anys; no confongues aquest registre amb una carpeta de fotocòpies.
Errors habituals
“Si l’hoste consent, ja puc guardar-la”
El consentiment no justifica automàticament un tractament excessiu. Quan demanes dades per una obligació legal, has de limitar-te al que resulta necessari per complir-la.
“SES.Hospedajes demana una imatge del DNI”
No. La plataforma rep dades estructurades de viatgers, reserves i estades. La norma no imposa enviar-hi una fotografia o un PDF del document.
“Taparé alguns camps i conservaré la còpia”
Ocultar dades pot ser útil quan una còpia siga estrictament necessària per a una altra finalitat legítima, però no transforma la còpia en un requisit del registre d’hostes. Cal justificar aquella altra finalitat separadament.
“Una plataforma ja ha verificat l’hoste”
La verificació d’Airbnb, Booking.com o un altre intermediari no substitueix, per si sola, les obligacions del titular de l’allotjament ni acredita que t’haja facilitat tots els camps exigits.
Què pot fer un hoste si li demanen la còpia?
Pot preguntar per la finalitat i la base jurídica, proposar facilitar només les dades obligatòries i demanar una alternativa de verificació. Si considera que el tractament és inadequat, pot exercir els seus drets davant del responsable i, si no rep una resposta satisfactòria, acudir a l’AEPD.
En resum
Registrar hostes i protegir-ne la privacitat no són objectius oposats. El procés correcte consisteix a recollir les dades exigides, verificar-les sense crear una còpia innecessària i protegir el registre resultant. És més segur per al viatger i redueix el risc legal i operatiu de l’allotjament.
Fonts oficials
Un check-in més senzill i respectuós amb la privacitat
Check-in Easy t’ajuda a recollir les dades necessàries dels hostes i automatitzar-ne la comunicació a SES.Hospedajes.
Digitalitzar el registre de viatgers